議事録

投稿者:
ライフネット生命 スタッフ

マーケティング部の堀江です。

マーケティング部にはウェブチームという組織があり、ウェブチームでは週に1度チームの定例MTGを行っています。
1週間のやったこと、来週やることなどの情報シェアと各施策のチーム内での意思決定の場として機能しています。

私は、定例MTG開始以来、せっせっと議事録をメールで起票し、関係部門に一斉メールしています。
メールでの議事録連携は、加筆・修正が必要な場合はメールでレスがくるので、議事録のクオリティが多少低くても発信できるので、気が楽です。蓄積された議事録は、私のデータベースとしても機能してくれるので、便利なものです。

私が、新卒で入社した会社では、MTGに出席した若手が議事録を書き、参加していた上司に内容をチェックしてもらい、「文章が長すぎる(怒)」「内容が網羅されていない(怒)」などの叱咤をうけながら2往復ぐらいして上司のハンコをもらい、ようやく所属長にまわるという、伝統的日本企業を感じさせる作業でした。
役員にまわす議事録は、上司に加え所属長の叱咤も加わるので、それはそれはエンドレスな作業で、
議事録作成は気が重い仕事の代表格でした。

はじめての転職で、2社目に会社に入社した際、すぐにMTGに参加して、議事録書いてねと頼まれました。
「うぁ、めんどくさいなぁー」と思いながらも、よく分からない単語が飛び交う中、メモメモ。
MTGが終わり、同席していた上司は、「議事録を僕にメールしてね」と一言残し去って行きました。
自席の隣の同僚に、過去の議事録を見せてもらい、それをテンプレートにして、半分ぐらいしか理解していない内容を議事録にして、上司にメール発信。

すると、しばらくすると、補整された内容(上司が手直しした議事録)で、上司が関係各所にメールしたものが私にも届きました。
「あっ、メールの議事録って楽ちんだ」
メールというツール(&カジュアルな社風)が私の議事録嫌いを治してくれました。

3社目となったライフネットでは、自分の備忘録も兼ねてせっせっと議事録を作成しております。

会社にメールが導入された当時、部長に届いたメールの印刷業務を任命されている同期がいましたが、2010年の現在でも、紙の議事録は健在で、ハンコもらうために雷上司に叱咤されている人はいるんでしょうね。

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